AUFTRAGSKLÄRUNG
STAKEHOLDERMANAGEMENT
PROJEKTMANAGEMENT
Tag 1 | Fokus Verwaltung 14. April 2026 | Track 4 - Methodensession - 15:20 Uhr
GIULIA HOLTER
Stadtverwaltung Mönchengladbach | PMO-Seniorberaterin
CHANTAL REXHAUSEN
Stadtverwaltung Mönchengladbach | PMO-Seniorberaterin
"Gute Projektarbeit beginnt nicht mit dem Plan, sondern mit gemeinsamem Verstehen.
Das Project Canvas ist unser Werkzeug dafür."
Giulia Holter ist Seniorberaterin im Project Management Office (PMO) der Stadtverwaltung Mönchengladbach und seit acht Jahren in der kommunalen Verwaltung tätig. Als gebürtige Mönchengladbacherin treibt sie der Anspruch an, Projekte nicht nur methodisch sauber, sondern auch wirksam für die Stadt und ihre Menschen umzusetzen.
Im PMO unterstützt sie strategisch relevante Projekte der Stadtverwaltung. Als zertifizierte Projektmanagerin (IPMA Level D), Experienced Agile Master und Scrum Master verbindet sie klassische und agile Ansätze mit einem Gespür für Zusammenarbeit, Rollen und Erwartungen.
Mit Formaten wie PM-Talk und PM-Netzwerk macht sie, gemeinsam mit ihrer Kollegin Chantal Rexhausen, Projektmanagement in der Verwaltung greifbar – und zeigt, dass es auch dort klar, wirksam und sogar "sexy" sein kann. Sie studierte BWL (B.A.) und Wirtschaftspsychologie (M.Sc.).
Chantal Rexhausen ist Seniorberaterin im Project Management Office (PMO) der Stadtverwaltung Mönchengladbach in der Stabsstelle Strategische Entwicklung. Sie unterstützt strategische Projekte ab Projektanbahnung und bei komplexen Stakeholder-Konstellationen.
Mit Erfahrung aus Projekten auf kommunaler und Bundesebene begleitet sie Führungskräfte und Projektleitungen als Sparringspartnerin für anschlussfähige und zielgerichtete Projektarbeit. Dabei verbindet sie klassische Projektstrukturen mit einem agilen Mindset und Service-Design-basierten Ansätzen, um Projekte nutzer- und wirkungsorientiert auszurichten.
Um Projektwissen langfristig in der Organisation zu verankern, baut sie systematisch Communities of Practice für den Wissenstransfer auf, darunter PM-Talk und PM-Netzwerk.
PROJEKTAUFTRAG VERSTÄNDLICH,
GEMEINSAM, WIRKSAM.
Starke Auftragsklärung mit dem Project Canvas
Schleichend wachsender Projektumfang, unscharfe Rollenklärung und immer komplexer werdende, kaum noch durchschaubare Exceltabellen gehören für viele Projektverantwortliche zum Alltag. Projekte starten mit guten Absichten und verlieren unterwegs an Klarheit, Fokus und Verbindlichkeit. Oft zeigt sich erst spät, dass Auftrag, Ziele und Erwartungen nie wirklich gemeinsam geklärt wurden.
Genau hier setzt diese Methodensession an. In dem einstündigen Workshop lernst du ein Project Canvas kennen, das speziell für die Auftragsklärung in der Verwaltung entwickelt wurde. Statt umfangreicher Projektpläne oder unübersichtlicher Excel-Tabellen schafft das Canvas einen strukturierten, gemeinsamen Denk- und Gesprächsraum: Warum gibt es dieses Projekt? Was ist das Ziel und was explizit nicht? Wer entscheidet, wer arbeitet mit, und woran wird Erfolg gemessen?
Anhand eines praxisnahen Beispiels erlebst du, wie du mit dem Project Canvas Scope Creep frühzeitig begrenzt, Rollen klar benennst und Erwartungen transparent machst, bevor Missverständnisse, vermeidbare Konflikte und Reibungsverluste entstehen. Der Workshop richtet sich an alle, die Projekte nicht nur starten, sondern wirksam aufsetzen wollen – klar, verständlich und anschlussfähig an die Realität in der Verwaltung und in Behörden.
Dein Nutzen:
- Du erhältst ein sofort einsetzbares Tool, um die Auftragsklärung strukturiert, moderierbar und auf Augenhöhe zu gestalten – auch in komplexen Projekten.
- Mit dem Project Canvas schaffst du früh Klarheit über Ziele, Erwartungen und Grenzen, bevor Missverständnisse und vermeidbare Konflikte entstehen.
- Du stärkst dadurch deine Rolle als Projektverantwortliche:r, indem du Erwartungen aktiv sichtbar machst und fundiert klärst, statt Annahmen zu treffen.
Zielgruppe:
Projektmanager:innen und Projektleitungen, Führungskräfte und Auftraggeber:innen, PMOs und Projektverantwortliche